Οι ίδιες πληροφορίες πληκτρολογούνται ξανά σε CRM, υπολογιστικά φύλλα, ημερολόγια, έγγραφα ή εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων.
Leads, αιτήματα, έγγραφα ή εγκρίσεις περιμένουν επειδή κανένα σύστημα δεν είναι υπεύθυνο για το επόμενο βήμα.
Τα υπάρχοντα πειράματα εκτελούνται χωρίς σαφή παρακολούθηση, συμπεριφορά επανάληψης ή τεκμηρίωση.
Ορισμός του πότε ξεκινούν οι ροές, ποια δεδομένα χρειάζονται και τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια.
Χρήση σαφών κανόνων για δρομολόγηση, επικύρωση, ειδοποιήσεις και ενημερώσεις όπου δεν χρειάζεται ΤΝ.
Χρήση ΤΝ για σύνταξη, ταξινόμηση ή εξαγωγή μόνο όπου τα αποτελέσματα μπορούν να ελεγχθούν ή να οριοθετηθούν.
Τεκμηρίωση διαπιστευτηρίων, αποτυχιών, επαναλήψεων και ευθύνης ώστε οι ροές να μπορούν να λειτουργήσουν.
Καταγραφή ερωτημάτων, εμπλουτισμός εγγραφών, ανάθεση υπευθύνων και σύνταξη παρακολουθήσεων.
Εξαγωγή πληροφοριών, δρομολόγηση εξαιρέσεων και αίτημα έγκρισης πριν την τελική ενέργεια.
Ενημέρωση των ομάδων όταν αλλάζουν εγγραφές, πλησιάζουν προθεσμίες ή λείπουν δεδομένα εισόδου.
Οι κρίσιμες ροές περιλαμβάνουν επαναλήψεις, ειδοποιήσεις, σημεία έγκρισης και τεκμηριωμένη ευθύνη αντί για σιωπηλή συμπεριφορά στο παρασκήνιο.
Χαρτογραφούμε επαναλαμβανόμενα βήματα, εργαλεία, ποιότητα δεδομένων και σημεία όπου ο ανθρώπινος έλεγχος έχει σημασία.
Σχεδιάζουμε τη ροή με σαφή εναύσματα, κανόνες, εγκρίσεις, επαναλήψεις και συμπεριφορά αποτυχίας.
Υλοποιούμε και δοκιμάζουμε την αυτοματοποίηση με ρεαλιστικά δεδομένα εισόδου και περιπτώσεις εξαιρέσεων.
Τεκμηριώνουμε τη ροή, επανεξετάζουμε τα αποτελέσματα με τους χρήστες και ορίζουμε την ευθύνη υποστήριξης.
Οτιδήποτε υψηλού αντικτύπου, ασαφές ή νομικά ευαίσθητο πρέπει να διατηρεί τον ανθρώπινο έλεγχο, εκτός αν υπάρχουν ισχυρές διασφαλίσεις.